Ejen Takaful semuanya mengerti bahawa tugas mereka bukan sekadar menjual. After sales servis juga adalah sebahagian daripada tanggungjawab ejen. Betul?

Kebanyakan pelanggan membeli pelan perlindungan dengan harapan tidak akan memerlukannya. Tetapi malangnya bukan semua yang bernasib baik. Musibah yang menimpa sudah cukup membebankan bagi mereka yang menanggungnya, ditambah pula dengan proses tuntutan yang rumit, pelanggan selalunya pasrah dan sangat mengharapkan bantuan dan belas simpati ejen.

Apa yang membezakan ejen yang top dengan ejen yang biasa adalah kesediaan ejen menghulurkan bantuan ketika pelanggan memerlukannya. Salah satunya ialah dengan membantu ketika tuntutan dibuat.

Di sini beberapa cara ejen boleh bantu memudahkan proses tuntutan:

1. Pastikan pelanggan faham apa yang dilindungi dan apa pula yang tidak dilindungi pelan mereka

Untuk pastikan kelancaran proses tuntuan, ianya perlu bermula dari peringkat penyerahan polisi lagi. Walaupun pelan perlindungan telah pun diterangkan semasa sales pitch, ramai yang tidak akan ingat butirannya. Jadi semasa penyerahan polisi, pastikan ejen duduk bersama pelanggan dan sama-sama mengkaji polisi agar betul-betul faham.

Gunakan post-it pad yang berwarna kuning tu. Tuliskan nota penting dan tampalkan pada polisi supaya mudah dirujuk pelanggan. Proses ini amat penting untuk mengelakkan pelanggan daripada lupa dan kemudian menuduh pula ejen tidak memberi keterangan tentang polisi sebaik saja mendapat tahu tuntutan yang ingin dibuat tidak dilindungi.

Gunakan post-it pads untuk maklumat penting dan tampalkan pada polisi.

2. Hadirkan diri

Pastikan anda hadirkan diri di masa pelanggan anda memerlukan anda. Sama ada mereka baru kemalangan ataupun mereka perlu dimasukkan ke hospital.

Dengan proses-proses tuntutan tertentu yang ada kalanya remeh dan rumit, jangan biarkan pelanggan anda laluinya sendirian. Kehadiran anda bukan saja dapat meringankan beban dalam menyelesaikan satu masalah bagi mereka, tetapi mereka juga pasti berasa lebih tenang dengan adanya seseorang yang mereka boleh harapkan di masa mereka di dalam kesusahan.

Pastikan anda hadirkan diri untuk berada di sisi pelanggan anda.

3. Jangan mudah ambil hati

Lazimnya, bukan mudah untuk berhadapan dengan mereka yang ditimpa musibah. Mereka mungkin dalam keadaan terdesak, cemas atau dalam kesakitan. Mereka mungkin riasukan kesihatan mereka, atau masa hadapan keluarga mereka. Di waktu begini mereka mungkin tidak peka dengan perasaan orang lain dan mudah menginggung.

Jangan mudah ambil hati. Bersabar dengan kerenah mereka di waktu sebegini. Kekalkan profesionalisma anda dan mereka pastinya akan menghargai segala yang anda lakukan untuk mereka setelah mereka tenangkan fikiran nanti.

4. Senaraikan dokumen yang diperlukan bagi tujuan tuntutan

Dokumen-dokumen tertentu diperlukan bagi membolehkan tuntutan dibuat oleh pelanggan. Bagi kes-kes pelangan yang dimasukkan ke hospital, berikan senarai dokumen yang mereka perlukan beberapa hari sebelum mereka discaj. Ini dapat memberi masa kepada mereka untuk menyediakan dokumen yang diperlukan dan meminta apa-apa dokumen daripada pihak hospital.

Jika anda rasa pelanggan anda tidak upaya memikirkan soal-soal tuntutan dan penyediakan dokumen yang berkenaan, kongsikan maklumat ini bersama ahli keluarga terdekat yang boleh membantu. Dapatkan pertolongan mereka dalam menyediakan dokumen tersebut. Ini dapat memudahkan selain mempercepatkan proses tuntutan pelanggan anda.

Dapatkan bantuan ahli keluarga untuk sediakan dokumen yang diperlukan.

5. Berikan anggaran masa yang akan diambil proses tuntutan

Pelanggan tentunya cemas menanti pampasan daripada pihak syarikat insurans dan Takaful. Jadi pastikan anda terangkan dengan jelas langkah-langkah yang akan diambil pihak syarikat dalam mengendalikan kes tuntutan dan anggaran masa. Terangkan juga bahawa pihak syarikat Takaful mungkin akan meminta maklumat dan dokumen tambahan yang mungkin melengahkan lagi proses keseluruhannya.

Langkah ini amat penting agar pelanggan tidak mengharapkan sesuatu yang tidak munasabah dan akhirnya akan menuduh pula ejen tidak melakukan tugas dengan cekap.

Bagaimana pula anda mengendalikan proses tuntutan pelangggan anda? Kongsikan dengan kami atau kongsikan pengalaman dan perjalanan anda sebagai seorang ejen Takaful. Emelkan kisah anda di PR@ibanding.com.